Pregled najznačajnijih obaveza propisanih zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti

Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020), čija je primena otpočela dana 2.2.2021. godine, definisane su obaveze privrednih društava kao stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala. 

Osim što su novim Zakonom pored već postojećih obaveza uspostavljene i nove obaveze privrednih društava, istim zakonom su propisane kazne za nepoštovanje obaveza propisanih Zakonom.

U nastavku dajemo pregled najznačajnijih rešenja sadržanih u novom Zakonu, a koja rešenja su od uticaja na poslovanje privrednih društava u Republici Srbiji. 

1. U cilju ispunjavanja obaveza propisanih Zakonom pravna lica u Republici Srbiji dužna su da donesu sledeće akte:

1. Odluku o određivanju stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kao i načina postupanja sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalnom – stručno lice treba biti lice zaposleno u okviru pravnog lica;
2. Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanju, arhiviranju i čuvanju arhivske građe i dokumentarnog materijala;
3. Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata;
4. Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Lista kategorija se formira prema kategorijama dokumentarnog materijala koju stvaralac ili imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala poseduje, dok su rokovi čuvanja različitih evidencija i dokumenata određeni posebnim zakonima u zavisnosti od vrste evidencija i dokumenata. Listu kategorija je obavezno dostaviti nadležnom arhivu u papirnoj formi radi davanja saglasnosti na utvrđenu Listu kategorija.

2. Dalje, pravna lica su dužna i da: 

1. Vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu (do donošenja novog obrasca arhivske knjige istu je potrebno voditi po prethodno korišćenom obrascu);
2. Dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini. 

U vezi sa obavezama u pogledu vođenja i dostavljanja arhivske knjige, želimo da napomenemo da je Istorijski arhiv grada Beograda produžio rok za predaju arhivske knjige za pravna lica pod nadzorom Istorijskog arhiva Beograda zbog postojeće epidemiološke situacije, te pravna lica ovu svoju obavezu moraju ispuniti najkasnije do kraja 2021. godine. Savetujemo da sva pravna lica koja teritorijalno nisu pod nadzorom Istorijskog arhiva Beograda provere u nadležnom arhivu da li su isti produžili rok za dostavljanje prepisa arhivske knjige. 

Takođe, iako je primena Zakona otpočela u februaru 2021. godine, prema saopštenju Arhiva Beograda, od pravnih lica se očekuje da dostave prepis Arhivske knjige i za 2020. godinu, s tim da ista mora sadržati popis dokumentacije od godine nastanka stvaraoca, odnosno imaoca, a zaključno sa kalendarskom godinom za koju se dostavlja prepis i mora obuhvatati celokupnu dokumentaciju. Iako ovakvo tumačenje smatramo spornim, savetujemo postupanje u skladu sa njim. 

3. Takođe, u skladu sa gore navedenim Zakonom, pravna lica u RS dužna su da sprovedu sledeće radnje:

1. Obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
2. Evidentiraju, označavaju, klasifikuju, datiraju i arhiviraju arhivsku građu i dokumentarni materijal. 

4. Pored napred navedenih opštih obaveza za sva pravna lica u RS zakonodavac je predvideo i dodatne obaveze pravnih lica koje se primenjuju u posebnim slučajevima, a to su:

1. Pribavljanje mišljenja nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostora, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
2. Odabiranje arhivske građe i izdvajanje radi uništenja bezvrednog dokumentarnog materijala kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana nakon isteka utvrđenog roka čuvanja;
3. Omogućavanje ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva da izvrši stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
4. Postupanje u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
5. Obaveštavanje nadležnog arhiva o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada), u roku od 30 dana od dana izvršene promene.

5. Kaznene odredbe. Za nepoštovanje obaveza utvrđenih ovim zakonom propisana je mogućnost prekršajnog novčanog kažnjavanja učinioca prekršaja, i to:

• Pravnog lica u iznosu od 50.000,00 – 2.000.000,00 RSD, kao i
• Odgovornog lica u pravnom licu u iznosu od 5.000,00 – 150.000,00 RSD.

6. Na kraju, smatramo da ovako formulisan Zakon nameće velike obaveze privrednim subjektima, nesrazmerne cilju koji se želi postići. 

Primera radi, uslov redovnog i sveobuhvatnog izveštavanja nadležnog Arhiva, čak i u slučaju promene sedišta koja je vidljiva u javno dostupnom registru APR-a, vodi značajnom opterećenju resursa jednog privrednog društva. 

Sa druge strane, nadležni Arhiv će biti prinuđen da na sam proces formalne kontrole dostavljene dokumentacije alocira značajne resurse, što u potencijalu može voditi ka problemima u obavljanju suštinske delatnosti Arhiva – zaštiti arhivske građe. 

Nadamo se da će zakonodavac u narednom periodu uočiti ove nedostatke i Zakon izmeniti na način koji ne šteti opštem interesu zaštite arhivske građe, a istovremeno obaveze privrednih subjekata svodi na prihvatljiv nivo.